Le procedure di Backup per uno Studio Tecnico

Come tutte le attività, anche uno Studio Tecnico (es Geometra, Ingegnere o Architetto), deve eseguire periodicamente le Copie di Backup (o Copie di Sicurezza) dei propri archivi.

Parlando con i vari clienti, ho scoperto che molti sanno che devono fare i backup, ma non sanno come si fanno.  Quindi in questo articolo spieghero non solo come eseguire correttamente un Backup del proprio computer, ma anche quali strumenti Software e Hardware utilizzare.

Il Backup, oltre ad essere una pratica dettata dal buon senso, per chi ha una attività è una pratica obbligatoria introdotta dalla vecchia legge sulla privacy (la 196/2003) e ovviamente presente anche nelle nuova normativa Europea nota come GDPR (RE UE 679/2019).

Il Backup quindi non solo è fortemente consigliato ma è anche Obbligatorio dalle attuali normative. Basterebbe dire che permette di recuperare i dati in modo semplice e senza spendere ulteriori soldi nei seguenti casi:

  • Guasto dei dischi del Computer;
  • Virus Ransomware (quelli che criptano i dati e chiedono il riscatto);
  • Furto/Smarrimento;
  • etc.

Insomma i Backup vanno fatti, bene e regolarmente. Non farli o farli male è una cosa stupida.

 

Chiariamo da subito una cosa: le "Copie di Backup" si fanno copiando i dati da un dispositivo (generalmente il Computer) ad un altro dispositivo (generalmente un disco esterno, ma anche altro) e non spostando i dati da un dispositivo all'altro, perché altrimenti non stiamo facendo una copia dei dati ma appunto uno spostamento, cambiando quindi la criticità dal Computer al Dispositivo che di fatto diventa un Archivio principale.

In effetti, specie con l'avvento dei dischi SSD che, essendo più costosi, spesso sono anche più piccoli (specie nei portatili) spostare i dati su un dispositivo esterno è una necessità. Ma in quel caso, il dispositivo esterno su cui spostiamo i dati, diventerà un archivio e anche quello dovrà essere sottoposto a Backup, facendo quindi le copie su un altro dispositivo esterno (si, in quel caso servono 2 dischi di backup).


Vediamo meglio quali solo gli elementi in gioco:

  • Archivio; può essere un gruppo di cartelle importanti oppure l'intero disco del computer e/o dei dispositivi esterni se li dentro avete spostato dei dati non presenti nel Computer;

  • Dispositivo di BackUp; come detto può essere un disco esterno ma se avete la possibilità consiglio un NAS con almeno due dischi (poi spiego meglio), o un sistema cloud;

  • Software di Backup: anche se possiamo copiare manualmente i dati consiglio di usare un software che fa tutto da solo e che magari permette di copiare solo le modifiche dall'ultima copia.

Se usate come dispositivo un Disco Esterno USB occorre collegarlo SOLO POCO PRIMA del backup e staccarlo SUBITO DOPO il termine del Backup. Le motivazioni sono prevalentemente due:

  1. I dischi USB non sono progettati per rimanere accesi a lungo.
  2. Se vi prendete uno dei virus del tipo Ransomware (ovvero quelli che criptano i dati e chiedono il riscatto) non solo vi verranno criptati i dati del Computer ma anche tutti i dispositivi USB collegati e percorsi di rete ai quali l'utente può accedere in scrittura.

Questa procedura particolare, per l'uso in sicurezza dei dischi esterni USB, spesso scoraggia nel lungo periodo, l'applicazione di una corretta procedura di Backup e l'utente smette di fare i backup oppure li lascia sempre collegati.

Pro e Contro:: Fra i pro c'è certamente il basso costo di un disco esterno (un 2 TB da 2,5" costa poco meno di 70 €, vedi il banner Amazon qui a destra). Fra i contro la necessità di collegarlo poco prima del Backup ed scollegarlo poco dopo, e la delicatezza del dispositivo (essendo facilmente trasportabile spesso non si presta particolare cura al suo posizionamento e se cade, specie mentre è acceso, si guasta).

 

Esiste ovviamente una soluzione alternativa, più sicura ma anche più costosa, che prevede come Dispositivo di BackUp un NAS (Network Attached Storage) ovvero uno "scattolotto" con uno o più dischi (consiglio sempre almeno 2 configurati in RAID-1 Mirror ovvero i due dischi vengono visti come uno solo e sono uno la copia dell'altro).

Ha differenza dei normali Dischi Esterni non tramite la porta USB ma direttamente al Router o Switch tramite quindi un cavo Ethernet. Questo permette di accedere al NAS non solo da tutti i computer collegati a quella rete locale ma anche da fuori dalla rete locale (es. da Casa con il NAS in Ufficio o ancora in Mobilità dal proprio Smartphone/Tablet). In effetti il NAS non è altro che un piccolo server che condivide delle cartelle sulla rete.

Ovviamente in questi casi, anche se i NAS hanno la possibilità nativa per l'accesso remoto, oggi viene sconsigliata questa procedura, a meno che non si passi tramite una VPN (intesa come Rete Privata Virtuale tra dispositivo e il NAS o il Router, non quelle per navigare in anonimato). Inutile dire che opportuno avere una password robusta per accedere al NAS.

Il NAS, fra le altre cose, condivide con la rete delle cartelle, usando credenziali pubbliche o specifiche per gruppi di utenti o per singolo utente. Ma quando si tratta di fare dei Backup sul NAS è opportuno usare una cartella dedicata e NON accessibile agli utenti normali ma solo ad un utente "backup", le cui credenziali vengono inserite SOLO ED ESCLUSIVAMENTE nel software di BackUp. In questo modo l'utente del PC NON potrà accedere alla cartella del Backup direttamente dal PC e in caso di infezione quella cartella verrà risparmiata dal Ramsonware, mentre il BackUP e l'eventuale ripristino può lavorare normalmente.

Aggiungo che i NAS recenti hanno la possibilità di fare degli Snapshoot, ovvero delle "fotografie" di alcune cartelle; questa funzionalità permette in effetti di fare una ulteriore copia della cartelle di Backup (ma anche di altre cartelle), non accessibili tramite il protocollo SMB (quello usato per condividere file e cartelle) ma solo l'interfaccia di amministrazione. Questa funzionalità può essere utile nel caso la password dell'utente di backup del NAS venga scoperta dall'eventuale Ransomware o nel caso venga scoperta una vulnerabilità nel protocollo SMB che permetta di accedere senza credenziali alle cartella (situazione abbastanza improbabile, ma in informatica non vanno mai escluse del tutto alcune situazioni).

Pro e Contro: Nel pro va considerata la maggiore sicurezza dei dati (specie se in RAID-1 o superiore, anche se si rovina un disco), un accesso più facile dai vari computer della rete, il non doversi ricordare di accendere e spegnere il dispositivo (che può rimanere sempre acceso o può essere programmato). Per contro abbiamo una spesa non indifferente (Intorno ai 500 € per un NAS con 2 dischi da 2 TB ciascuno; Vedi i banner Amazon qui sotto).
 Ecco alcuni esempi di NAS QNAP da 2 e 4 bay (alloggiamenti per i dischi) e alcune soluzioni di Dischi
 

Normalmente il NAS è venduto senza Dischi
Scegliete la capacità tenendo presente che:

  • Per il RAID-1 Mirror occorre prendere 2 Dischi della stessa capacità
  • Per il RAID-5 occorre prendere almeno 3 dischi e ovviamente un NAS da 4 Bay
  • Con 2 dischi da 2 TB non avrete 4 TB di spazio ma 2 TB
  • Con 3 dischi da 2 TB non avrete 6 TB di spazio ma 4 TB
 

Western Digital

RED 4 TB

Western Digital

RED 6 TB

Western Digital

RED 8 TB

 

Infine una ulteriore alternativa può essere il BackUp su Cloud, ovvero uno spazio su un Server accessibile in vari metodi, tipicamente una cartella presente sul proprio computer ad esempio con i seguenti servizi: 

  • DropBox (cliccando qui, puoi ottenere 2,5 GB di Spazio gratuito invece di 2 GB). I costi della versione a pagamento sono alti
  • G Suite (lo spazio è lagato ad un vostro dominio di posta, che funziona come la @gmail ma con funzioni aggiuntive e professionali)
  • Google One E' il Google Drive a apagamento, ma si parte da circa 20 €/anno per 100 GB
  • Microsoft OneDrive E' il sevizio incluso in Windows 10 e successivi per chi ha fatto l'account Microsoft, con soli 5 GB di Archiviazione, ma con soli 20€/mese si possono avere 100 GB. Chi acquista Microsoft 365 (in pratica Microsoft Office con pagamento annuale) ha di base 1TB incluso nel prezzo.

In genere ciascun servizio cloud fra quelli nominati, crea una cartella nel Computer che viene sincronizzata in tempo reale con un server remoto e che possono sincronizzare con altri PC o Dispositivi (nelle versioni gratuite potrebbero esserci dei limiti sul numero di dispositivi). Inoltre è possibile attivare una funzionalità che in automatico include nella cartella del Cloud le cartelle principali del profilo: Desktop, Documenti e Immagini. Attenzione, perché spesso occorre fare la copia di molte altre carelle.

Ma si può usare anche un software di Backup che si preoccupa di copiare i dati invece che su un disco esterno o su una cartella del NAS su Cloud. Ci sono pro e contro. Fra i pro possiamo considerare il non doverci preoccupare dell'hardware, di incendi, furti o disastri naturali. Fra i contro occorre considerare che salviamo i dati su un "computer" di qualcun altro, che ogni anno dobbiamo pagare una discreta cifra per quel servizio, e che dobbiamo avere non solo la linea funzionante ma anche una linea VDSL (o Fibra Ibrida) o meglio una Fibra Reale, per sfruttare bene il servizio Cloud.

 

Ma veniamo al software da usare.

Da qualche anno ho adottato Veeam Agent for Microsoft Windows (esiste anche per Linux) che anche in versione Free è più che sufficiente per un normale client ma anche per un piccolo server. Nel caso è possibile acquistare la versione completa con maggiori funzionalità. Ha una particolarità molto interessante: permette di copiare solo le modifiche dall'ultimo backup (cioè fa i backup incrementali) senza dover fare periodicamente un backup completo, perché al termine del backup fa il merge tenendo un tot di copie precedenti (in base a quanto avete indicato). Permette di fare backup sia su dischi esterni USB sia su cartelle condivise sul NAS, sia su alcuni sistemi cloud (non ho ancora provato questa funzionalità).

Come prima alternativa propongo Uranium Backup, un software molto differente che lavora più sui "set di backup" ma in questo modo è possibile diversificare i vari archivi (es. gestionale di contabilità copie tutti i giorni, documenti e desktop copie una volta alla settimana). Anche questo software esiste in versione free con possibilità di prendere la versione completa per avere maggiori funzionalità. Allo stesso modo possiamo copiare i nostri archivi su dischi esterni USB, cartelle del NAS, cartelle remote FP e cloud. E' possibile fare backup incrementali ma periodicamente è necessario fare un backup completo.

Con questo articolo spero di aver dato una base del perché è opportuno fare un Backup dei propri dati e quale fra le possibili soluzioni è opportuno adottare.

 

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