Le procedure di Backup per uno Studio Tecnico

Come tutte le attività, anche uno Studio Tecnico (es Geometra, Ingegnere o Archietetto), deve eseguire periodicamente le Copie di Backup (o Copie di Sicurezza) dei propri archivi. Oltre ad essere una pratica dettata dal buon senso, è una pratica obbligatoria introdotto dalla vecchia legge sulla privacy (la 196/2003) e presente anche nelle nuova normativa Europea nota come GDPR (RE UE 679/2019).

Il Backup è quindi non solo fortemente consigliato ma anche Obbligatorio dalle attuali normative. Basterebbe dire che permette di recuperare i dati in modo semplice e senza spendere ulteriori soldi nei seguenti casi

  • Guasto dei dischi del Computer;
  • Virus Ramnsonware (quelli che criptano i dati e chiedono il riscatto);
  • Furto/Smarrimento;
  • etc.

Insomma non fare i Backup NON è una cosa molto furba. Farli ma in modo sbagliato non solo non è una cosa furba ma anzi è proprio stupida.

 

Quindi è bene chiarire da subito una cosa: le "Copie di Backup" si fanno copiando i dati da un dispositivo (generalmente il Computer) ad un altro dispositivo (generalmente un disco esterno, ma anche altro) e non spostando i dati, perché altrimenti non stiamo facendo una copia dei dati ma appunto uno spostamento, cambiando quindi la criticità dal Computer al Dispositivo che di fatto diventa un Archivio principale e sarà quindi (anche) quello a dover essere sottoposto al Backup facendo le copie su un altro dispositivo esterno (si, in quel caso servono 2 dischi di backup).


Vediamo meglio quali solo gli elementi in gioco:

  • Archivio; può essere un gruppo di cartelle importanti oppure l'intero disco del computer e/o dei dispositivi esterni se li dentro avete spostato dei dati non presenti nel Computer;

  • Dispositivo di BackUp; come detto può essere un disco esterno ma se avete la possibilità consiglio un NAS con almeno due dischi (poi spiego meglio), o un sistema cloud;

  • Software di Backup: anche se possiamo copiare manualmente i dati consiglio di usare un software che fa tutto da solo e che magari permette di copiare solo le modifiche dall'ultima copia.

Se usate come dispositivo un Disco Esterno USB occorre collegarlo SOLO POCO PRIMA del backup e staccarlo SUBITO DOPO il termine del Backup. Le motivazioni sono prevalentemente due:

  1. I dischi USB non sono progettati per rimanere accesi a lungo.
  2. Se vi prendete uno dei virus del tipo Ramsonware o Cryptolocker non solo vi verranno criptati i dati del Computer ma anche tutti i dispositivi USB collegati e percorsi di rete ai quali l'utente può accedere in scrittura.

Questo particolare per l'uso in sicurezza dei dischi esterni USB spesso scoraggia, nel lungo periodo, l'applicazione di una corretta procedura di Backup e l'utente smette di fare i backup oppure li lascia sempre collegati.

Pro e Contro:: Fra i pro c'è certamente il basso costo di un disco esterno (un 2 TB da 2,5", con possibilità di cifratura, costa poco menu di 80 €, vedi il banner Amazon qui a destra). Fra i contro la necessità di collegarlo poco prima del Backup ed scollegarlo poco dopo, la delicatezza del dispositivo.

 

Esiste ovviamente una soluzione alternativa, più sicura ma anche più costosa, che prevede come Dispositivo di BackUp un NAS (Network Attached Storage) ovvero uno "scattolotto" con uno o più dischi (consiglio sempre almeno 2 configurati in RAID-1 Mirror) che si collega non tramite USB ma direttamente al Router o Switch tramite quindi un cavo Ethernet. Questo permette di accedere al NAS non solo da tutti i computer collegati a quella rete locale ma, tramite opportuna configurazione e (ovviamente) password robusta anche dall'esterno (es. da Casa con il NAS in Ufficio o ancora in Mobilità dal proprio Smartphone/Tablet). In effetti il NAS non è altro che un piccolo server che condivide delle cartelle sulla rete.

Il NAS, fra le altre cose, condivide con la rete delle cartelle, usando credenziali pubbliche o specifiche per gruppi di utenti o per singolo utente. Ma quando si tratta di fare dei Backup sul NAS si dovrà usare una cartella dedicata e NON accessibile agli utenti normali ma solo ad un utente "backup", le cui credenziali vengono inserite SOLO ED ESCLUSIVAMENTE nel software di BackUp. In questo modo l'utente del PC NON potrà accedere al Backup direttamente dal NAS e in caso di infezione quella cartella verrà risparmiata dal Ramsonware, mentre il BackUP e l'eventuale ripristino può lavorare normalmente.

Pro e Contro: Nel pro va considerata la maggiore sicurezza dei dati (specie se in RAID-1 o superiore, anche se si rovina un disco), un accesso più facile dai vari computer della rete, il non doversi ricordare di accendere e spegnere il dispositivo (che può rimanere sempre acceso o può essere programmato). Per contro abbiamo una spesa non indifferente (Intorno ai 400 € per un NAS con 2 dischi da 2 TB ciascuno; Vedi i banner Amazon qui sotto).
 
 

Il NAS è venduto senza Dischi.
Scegliete la capacità tenendo presente che per il RAID-1 Mirror
occorre prendere 2 Dischi della stessa capacità e che, ad
esempio, con 2 dischi da 2 TB non avrete 4 TB di spazio ma 2 TB.

 

Western Digital

RED 2 TB

Western Digital

RED 4 TB

Western Digital

RED 6 TB

 

Infine una ulteriore alternativa può essere un BackUp su Cloud. In genere con i più famosi (DropBox o G SuiteGoogle One (nuovo nome di Google Drive)) corrisponde con una cartella nel Computer che viene sincronizzata in tempo reale con un server remoto. Ma si può usare anche un software di Backup che si preoccupa di copiare i dati invece che su un disco esterno o su una cartella del NAS su Cloud. Ci sono pro e contro. Fra i pro possiamo considerare il non doverci preoccupare dell'hardware, di incendi, furti o disastri naturali. Fra i contro occorre considerare che salviamo i dati su un "computer" di qualcun altro, che ogni anno dobbiamo pagare una discreta cifra per quel servizio, e che dobbiamo avere non solo la linea funzionante ma anche una linea VDSL (o Fibra Ibrida) o meglio una Fibra Reale, per sfruttare bene il servizio Cloud.

 

Ma veniamo al software da usare.

Da qualche anno ho adottato Veeam Agent for Microsoft Windows (esiste anche per Linux) che anche in versione Free è più che sufficiente per un normale client ma anche per un piccolo server, ma nel caso è possibile acquistare la versione completa con maggiori funzionalità. Ha una particolarità molto interessante: permette di copiare solo le modifiche dall'ultimo backup (cioè fa i backup incrementali) senza dover fare periodicamente un backup completo. Permette di fare backup sia su dischi esterni USB sia su cartelle condivise sul NAS, sia su alcuni sistemi cloud (non ho ancora provato questa funzionalità).

Come prima alternativa propongo Uranium Backup, un software molto differente che lavora più sui "set di backup" ma in questo modo è possibile diversificare i vari archivi (es. gestionale di contabilità copie tutti i giorni, documenti e desktop copie una volta alla settimana). Anche questo software esiste in versione free con possibilità di prendere la versione completa per avere maggiori funzionalità. Allo stesso modo possiamo copiare i nostri archivi su dischi esterni USB, cartelle del NAS, cartelle remote FP e cloud. E' possibile fare backup incrementali ma periodicamente è necessario fare un backup completo.

Con questo articolo spero di aver dato una base del perché è opportuno fare un Backup dei propri dati e quale fra le possibili soluzioni è opportuno adottare.

 


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